Proje Nedir?
Bir Holding'e bağlı 3 şirketin (A, B ve C şirketleri) Haziran 2024'te bir araya gelerek ortak bir kermes düzenleyeceğini düşünelim. Bu etkinlikten elde edilen gelir, bir sivil toplum kuruluşuna (STK) bağışlanacak. Bu bağış, şirketlerin toplumsal ve çevresel sorumluluk hedeflerini destekleyen önemli bir misyona katkıda bulunacak.
Goodsted platformunun kullanılması, bu kermes projesinin hayata geçirilmesi sürecinde önemli avantajlar sunuyor. Platform sayesinde, şirketler çalışanların etkinlikteki katılımını teşvik edebilir, katılımcıların motivasyonunu daha etkili bir şekilde sağlayabilir ve gönüllülerin zamanlarını etkin bir şekilde yönetip raporlayabilirler.
Bu projeyi, kısa süreli bir girişim olarak planlayabilir ya da birkaç yıl sürecek, uzun vadeli etkiler yaratacak bir çalışma olarak tasarlayabilirsiniz. Proje sayfasını, gerçekleştirmeyi amaçladığınız projenin misyonunu ve hedeflerini paylaşmak için kullanabilirsiniz.
Aynı zamanda, uzun vadeli proje yönetimi için bir proje ekibi oluşturmanıza olanak tanır. Projeye zaman zaman farklı ihtiyaçlar için, bireylerin katılımını sağlamak istediğinizde, gönüllüler için çağrıda bulunarak daha fazla insanın projeye katkıda bulunmasını sağlayabilirsiniz.
Bu katılımlar, belirli aktivitelere yönelik olabilir. Ayrıca, projeye bağlı olarak destekler de sunabilirsiniz; bu destekler eğitim veya mentörlük gibi farklı alanlar da olabilir. Katılımcılar, bu projede sunduğunuz desteklerden faydalanabilirler. İhtiyaçlarla ilgili daha fazla bilgi almak için bu makaleyi okuyabilirsiniz.
Proje için Gerekli Bilgiler
İsim: Projenizi açıklayan, ana sayfada gözükecek bir isim belirlemeniz gerekiyor. Bir etkinliği planlamak ve gerçekleştirmek için bir proje yaratıyorsanız, mesela Kermes projesinde olduğu gibi, bu projenin başlığını ‘2024 İyilik Kermesini Planlamak ve Gerçekleştirmek’ yapabilirsiniz.
Etki alanları: Bu proje ile hangi toplumsal ve çevresel konularda etki yaratmayı amaçlıyorsunuz? Örnekler: Çevre, istihdam ve ekonomi, kadın çalışmaları vs. Tüm etki alanlarının listesini bu dokümanın en sonunda yer verdik, oradan seçebilirsiniz. Bu listeden Holding’in odaklanmak istediği toplumsal ve çevresel konular seçilip, daha kısa bir liste platforma eklenecektir. Projelerin etki alanları o listeden seçilebilecektir.
Yöneten grup yada kuruluş: Proje hangi kuruluş ya da grup tarafından yönetiliyor? Örneğin Holding Şirketlerinden bir tanesi (A Şirketi) olabilir. Ya da kermesi “Eşitlik grubu” gibi bir grup/komite yönetiyorsa o grup seçilebilir. Eğer mevcutta kayıtlı değilse öncelikle o grubun/kuruluşun kaydedilmesi gerekiyor.
Ortaklar: Projede birlikte çalıştığınız kuruluşlar var mı? Mesela projeyi A şirketi üstleniyor, ama B Şirketi ve C Şirketi proje ortaklarından olabilir.
Zaman aralığı: Projenin başlangıç ve bitiş tarihi nedir? Ne zaman planlamaya başlıyorsunuz ve ne zaman projeyi bitmiş kabul edeceksiniz? Sadece bir kerelik bir kermes ise, mesela 5 Haziran olacak bir kermesi 20 Nisan’da planlamaya başlayabilirsiniz, sonra 10 Haziran'da değerlendirme raporuyla birlikte sonuçlanacaksa 20 Nisan başlangıç, 10 Haziran bitiş diyebilirsiniz. Fakat mesela bu kermes projesini her yıl yapacaksanız, ve her yıl başarmak istediğiniz etki hedefleri var, uzun dönemli bir proje olarak her yıl bu gelişecek bir şey olacaksa, bir bitiş tarihi koymadan devam eden bir proje olarak açabilirsiniz. Kermesin bu sene ne zaman gerçekleşeceğinin tarihini ve saatini nereye yazacağım diye düşünürseniz, bunun için bu proje altında bir gönüllü ihtiyacı daha açmanızı tavsiye ederiz. ‘Etkinlik’ tipi bir ihtiyac açıp, buraya gün, saat, tarih yazıp, çalışanları bu etkinliğe katkı sağlamaları için gönüllü olarak katılımını isteyebilirsiniz. İhtiyaç nasıl oluşturulur bir sonraki kısımda açıklıyoruz.
Hedefler: 2 veya 3 ana hedef eklemenizi tavsiye ederiz. Bu hedefler ölçülebilir etki hedefleri olursa, hem gönüllüler için hem daha sonra raporlama için daha anlamlı olur. Mesela bu kermesin amacı toplanan bağışı bir okula bağışlayıp o okuldaki çocukların forma ihtiyacını karşılamak. O zaman belki aşağıdaki hedefler anlamlı olur. Örnek olarak:
Kermes sonunda 50.000TL bağış toplamak
Kermese en az 500 çalışanın katılması
Okula yapılacak bağış ile 100 çocuğun ders kitabı masraflarını karşılamak
Faydalanıcı grup: Projenin hedeflenen faydalanıcı grupları kimler olacaktır? Mevcut faydalanıcı grup listesinden seçim yapılabilir. Örnek: genel, çalışanlar, kadınlar ve kız çocukları
İlgili Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları: 17 SKA arasından hangi SKA’lara etki yaratıyor bu proje?
Lokasyon: Projenin gerçekleşeceği lokasyon neresi? Şehir veya ülke şeklinde belirtebilirsiniz.
Görsel: Bir adet görsel yüklenmesi isteniyor. 260 x 300px boyutunda görseller tercih edilmelidir. Eğer bir görseliniz yoksa buraya tıklayarak geçici olarak kullanmak için bir görsel seçebilirsiniz. Bu görseli daha sonra her zaman düzenleyebilirsiniz.
Nasıl proje oluşturabileceğinizi adım adım görmek için bu makaleyi okuyabilirsiniz.
Bu proje detaylarına karar verdikten, ve sayfanızı oluşturduktan sonra, projeyi yönetmek için sizinle birlikte çalışan takım arkadaşlarınızı sayfaya davet edebilirsiniz. Projede ortak olan kuruluşlarda çalışan arkadaşlarınız da projeye üye olarak katılabilir. Bunu kolayca yapabilmeniz için özel bir davet linki olacak. Sonra takım arkadaşlarınızla projeyi gerçekleştirmek için nasıl ihtiyaçlarınız olduğunu görüşüp, daha fazla bireyin katılımını sağlamak için nasıl gönüllü ihtiyaçları yaratabilirsiniz bunu konuşabilirsiniz.
Bu ihtiyaçlara özel sayfalar yaratılıp, her ihtiyacın hedefleri ve kaç gönüllüye ihtiyaç olduğu netleştirilebilir. Böylece herkes projeye yardım ederken nasıl ve ne kadar yardım edeceği belli olur.
Projenin ana takımında olan kişiler de bu ihtiyaçlara yardım etmek için başvurabilir, kendi profillerinde farklı işlere yardım ettiklerini göstermiş olurlar. Eğer sadece proje takımı geniş bir takımsa, bu takıma özel görevler vb. de platforma açılabilir, sadece proje takımı bunları görüp katılır.
İhtiyaçlara katılımcılar sonra çalışmalarında harcadıkları zamanı, bu verdikleri spesifik desteklere bağlayabilirler. Bu raporlama da herkesin neye yardım ettiğini, ne yaptığını ve ne kadar zaman harcadığını gösterir.
Alternatif olarak, eğer ana proje yönetici takımın yapacağı işler platforma açılmak istenmez ise, farklı bir şekilde zaten bu yönetiliyor ise, sadece proje ana takımı dışında projeye yardım edecek kişiler için ihtiyaçlar açılabilir.
Mesela Kermes projesi oluşturdunuz ve bu projenin gerçekleşebilmesi için gönüllülere ihtiyacınız var. Aşağıda bazı örnek ihtiyaçlar bulabilirsiniz:
Kermes içeriği, yeri, zamanı hakkında görüş alışverişi yapılması
Kermesin duyurulması için yardım
Kermes için ürün bulma yardımı
Kermes gününde ürün satışı yapma yardımı
Kermeste satılan ürünlerin takibi ve kazanılan parayı toplamak
Kermes gününe çalışanların katılımı ve ürünlerin satın alınması. Bugüne çalışanların gönüllü katılımı istenebilir, fakat tabi belki sokaktan geçenlere de satış olacaksa da organik katılım da olabilir
Kermes sonrası değerlendirme için bir anket düzenlenmesi